對不少人來說，私人物業是他們最重要的資產，但同時，管理私人物業也是業主應盡的責任。根據《民法典》的規定，每一棟大廈（不論新與舊）都應該召開“分層建築物之所有人大會”（即俗稱的“小業主大會”），就大廈共同部分的管理，包括選出管理機關、通過大廈的管理規章，以及決定大廈的維修工程等，亦必須由“小業主大會”決定。

按照規定，如樓宇從未召開過小業主大會，則實際進行管理的人或策劃建造該建築物的人（例如發展商），又或倘有的負責管理有關分層建築物的實體（例如已有的管理公司），在樓宇半數單位已被轉讓，或百分之三十的單位已被佔用的時候，便應召集小業主大會的第一次會議，以選出大廈的管理機關（例如管委會）、通過本年度的預算、在必要時制定分層建築物規章（即一般所指的大廈管理規章），以及定出火險的保險金額。不過，如果上述有義務召開大會的實體不召開會議，則任何一名業主均可以召集大會，又或聲請法院命令有關的負責人召集大會，對於不履行召集義務的負責人，須對因不作召集而造成的損害負上連帶責任。

法律亦規定，如果召開小業主大會，須最少提前十日召集，包括透過寄掛號信，又或以附簽名的交收紀錄（即逐家逐戶通知）的方式進行，當中應連同召集書一併交到各業主手上，如果屬於第一次召集的情況，則還須附同年度預算案、大廈管理規章草案等文件。

在召集書中，應明確指出舉行大會的日期、時間、議程和地點，而且須以其中一種正式語文（中文或葡文）書寫。此外，召集書還應連續八日張貼於大廈的入口處或共同通道上。

註：本文內容主要參閱《民法典》第1334條，第1344至1347條。

（法務局供稿）