澳門檔案工作宜向為社會現實服務轉型

社會文化司司長譚俊榮日前主持澳門特區總檔案委員會會議,總結過去「一般行政檔案保管期限表」與「紙本檔案數碼化技術規範性指引」兩個跨部門工作小組的工作成果。譚俊榮在致辭時指出,檔案具有社會價值和歷史意義,是文化遺產的重要組成部分,近年來特區政府為配合社會的迅速發展,公共部門在推動社會民生發展作出大量工作之時,也產生了大量的政府檔案,因此有需要建立一套完善的政府檔案管理系統,優化特區政府的行政運作,並期待通過是次會議,讓本澳日後的檔案工作得以更具體地有效落實。

在人們的印象中,澳門的檔案事業與海峽兩岸的檔案事業有著較大的距離。實際上,澳門回歸前的檔案工作,主要是存藏歷史上尤其是明清時代葡國國王與中國皇帝之間往來的各類書件。這些固然是珍貴的檔案,但在澳門回歸後除「考古」外,卻缺少為社會現實服務的要素。

當然,歷史檔案也曾有著強烈的現實政治服務的作用。那是在一九八六年中葡談判期間,中方按照鄧小平「在二十世紀內實現祖國統一」的願景,要求在二零零零年前收回澳門。但葡國仍以各種理由,包括葡國人進駐澳門五百周年紀念日,也包括葡國人管治澳門幾百年,沒有留下甚麼「友誼紀念物」,希望能建好一批大型工程等理由,推延到跨越二十世紀才還澳門。在遭到中方拒絕後,葡方又提出,葡國取得澳門,是應中國明朝皇帝要求,幫助驅趕海盜。中方為反駁這個說法,要求到澳門查閱歷史檔案館的檔案。葡方卻以「殺蟲」及「重修工程」為由關閉歷史檔案館,阻止中方人員查閱歷史檔案。中方在無奈之下,由澳門星光書店出版中山大學歷史系教授戴裔煊,原刊登於《中山大學學報》哲學社會科學版一九五七年第三期的《關於澳門歷史上所謂趕走海盜問題》論文,反駁葡方的「幫助明朝皇帝緝海盜得澳說」。

應當說,歷史檔案也是檔案的重要組成部份,如內地就有中國歷史檔案館的第一、二館,分別收藏明清朝或民國政府的檔案。但這並非是中國檔案的全部,新中國成立後,國務院在設立檔案管理局的同時,也設立中央檔案館(日常工作由中共中央辦公廳領導),還有解放軍檔案館。現在,發展到各級行政區劃及各地行政區域的政權單位,都設有檔案館。當地在召開重要會議,如黨代會、人大、政協時,檔案館都派出工作人員前往拍攝影像資料,存作檔案,再不單止是收集會議文件及報刊報導。

《中華人民共和國檔案法》頒布後,一定時限的秘密檔案可公開查閱。現在,各地檔案館也已面向普通民眾。筆者多年前出席貴州省政協常委會議,就考察了貴州省檔案館。上月到中國浦東幹部學院參加澳區省級政協常委研習班,也參觀上海檔案館設於外灘的對外開放的分館,市民可到該分館查閱各種已解密的檔案。一些旅居海外的「老上海」,就到此查閱其家族史檔案;而澳門的學員也要求查閱一九四九年之前「上海葡僑」的檔案。

實際上,檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。其特點有:一、檔案是過去和現在國家機構、社會組織和個人在其自身活中形成的。它來源廣泛、內容豐富。二、檔案是由文獻材料轉化而來的。它是辦理完畢的、對今後各項工作(包括生產、建設、科研)有利用價值並按一定規律保存起來的文獻材料。三、它的形式多種多樣。檔案的載體有古代的甲骨、金石、竹木、縑帛以及現代廣為應用的紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。其記錄方式有手寫、刀刻、印刷、攝像、聲波、光波和磁記錄等。四、檔案是歷史的原始記錄或第一手材料,是歷史的真跡。這是檔案區別於其它文獻資料(圖書、情報、報刊、資料、史料匯編等)的重要特徵。

而檔案工作則是按照集中統一管理的原則,運用科學的方法管理檔案,為現實社會服務的一項工作。它的工作內容有:檔案事業管理工作、檔案室工作、檔案館工作、檔案教育工作、檔案理論與技術研究工作、檔案宣傳與出版工作。檔案工作的業務環節包括:檔案的收集、分類整理、保管與保護、價值的鑒定與銷毀、利用工作、檔案開放工作、統計、著錄、史料編研以及現代化管理等工作。

檔案工作是應用管理科學,按照科學的原則、方法管理和開發提供檔案為社會服務。這表明檔案工作是管理性、專業性、服務性和政治性的工作。檔案工作有獨自的對象和科學的理論、原則、方法以及專業技術。檔案工作的宗旨是滿足社會各項事業對檔案利用的需要,為利用者提供檔案是服務性的體現;檔案是統治者維護其階級利益的工具,因此檔案工作是項政治性很強的工作。

由於社會領域廣闊,社會實踐活動繁多,因而作為社會實踐活動記錄的檔案,其種類很多。按檔案的載體形式分,有:將記事刻在甲骨上的甲骨檔案;將記言紀事刻字鑄文於青銅器上的金文檔案;將記事刻字於石板上的石文檔案;將竹片作為書寫材料,簡稱竹筒檔案;以木版作為書寫材料的木牘檔案;以絲綢作為書寫材料的縑帛檔案;中國發明造紙後,以紙張為書寫材料的紙張檔案;以膠片、磁帶為載體的膠磁檔案;還有以電腦磁盤為載體的電子檔案等。按檔案的內容性質分,種類更多。諸如文書檔案、科技檔案、會計檔案、審計檔案、人事檔案等。

檔案工作的基本任務,主要是通過檔案的收集、整理、監定、保管、統計、編研和利用等具體業務工作來實現。檔案的收集、管理和編研工作是保證檔案的完整與安全,屬於檔案業務建設的基礎工作。開發利用檔案工作,是發揮檔案作用的途徑,也是檔案工作的宗旨。

總之,檔案是人們社會實踐活動的真實記錄,其作用是多方面的。概括起來主要有:一是工作查考憑據作用;二是領導決策和生產建設的依據作用;三是科學技術研究和設計工作的必要條件;四是進行政治鬥爭的重要手段和工具;五是進行歷史傳統教育的好教材。這是從檔案總體說的,而各種檔案又有各自不同的作用。

相比之下,澳門特區的檔案工作,仍然主要是停留在歷史檔案方面;雖然也有顧及當代檔案,但仍未能像內地及台灣地區那樣,將在政治及行政管理過程中產生的各類原始資料,轉化為檔案。因此,澳門特區的檔案工作,是需要進行為社會現實服務轉型的了。